Evidence rozvozů a zakázek
Komplexní systém pro vyřizování objednávek pomocí PlusMobile (mobilních PDA terminálů se čtečkou čárových kódů). Aplikace pro řidiče ke snadné a rychlé evidenci závozů zboží zákazníkům a jejich denní reporting.
Původní stav a požadavky
Zákazník, zabývající se prodejem a vlastním rozvozem kancelářských potřeb, nás kontaktoval s poptávkou po vývoji řešení v ES POHODA, které by mu umožňovalo pohodlné vykrývání Přijatých objednávek s kontrolou položek při procházení skladu a jednoduší evidenci řidičů, jež pak danou zakázku zavážejí.
Zároveň aby aplikace pro řidiče fungovala jako docházkový systém a evidovala alespoň příchody a odchody těchto zaměstnanců. Doposud tento proces neměl nijak podchycen a vše se řešilo ručním zápisem do bloků nebo PC. Šlo mu tedy o zrychlení a zpřehlednění evidence rozvozů řidičů a stavu zakázek s tou podmínkou, že řidiči nesmějí mít přístup do ES POHODA a k dokladům.
Implementované řešení
V prvé fázi jsme u zákazníka zavedli systém PlusMobile, jež slouží k vykrývání Přijatých objednávek do Vydaných faktur pomocí mobilních online PDA terminálů se skenerem čárových kódů, aby mohli skladníci při expedici procházet sklad a zboží přímo z regálu skládat do transportních bedniček. Dále jsme pro řidiče vyvinuli speciální externí aplikaci pro PC, ke které je připojena drátová čtečka čárových kódů. Aplikace pro řidiče slouží k několika úkonům:
- Umožňuje se řidiči přihlásit pomocí načtení osobního čárového kódu a zaznamenání času příchodu.
- Umožňuje načtením čísla Vydané faktury (čárovým kódem) určit, že právě on bude ten den danou zásilku zavážet koncovému zákazníkovi.
- Umožňuje řidiči zaznamenat po příjezdu z rozvozu, které zakázky předal zákazníkovi – opět načtením čísla Vydané faktury (čárovým kódem).
- Umožňuje řidiči vytvořit Sumarizační report za daný rozvozový den.
Aplikace pro řidiče tedy identifikuje přes čárový kód zaměstnance a přihlásí jej, následně mu umožní napípat si seznam faktur, jež bude daný řidič rozvážet – provede tak spárování své osoby s fakturou a faktura se řidiči zobrazí v seznamu rozvozů – v ES POHODA se u příslušné faktury zapíše jméno řidiče. Na začátku dne je seznam zpravidla prázdný a obecně zobrazuje pouze nejnutnější údaje: Číslo faktury, Společnost, Jméno, Celková částka, Řidič.
Při prvním přihlášení řidiče v daný den se zaznamenává i datum a čas, jež se později použije při tisku denního reportu jako čas příchodu. Při nečinnosti delší než 15 sekund po přihlášení dojde k automatickému odhlášení řidiče.
Po přihlášení lze také spravovat i soupisku nákladů (nafta, nákup zboží, parkování, atd.). Náklady je možné vybírat z jednoduchého číselníku názvů, do kterého je možné se dostat přímo z aplikace. Po výběru nákladu k němu řidič doplní částku. Vložený náklad je možné ještě ručně editovat do doby, než je uzavřen den. Po příjezdu z rozvozů opět aplikace umožní řidiči přihlášení přes čárový kód zaměstnance a „Uzavřít den“. Řidič provede načtení čísel faktur, jež byly vystaveny na „Hotově“, ale zákazníci je neuhradili, nebo také načte faktury, jež byly vystaveny na „Příkazem“ a jsou předané.
Po provedení funkce „Uzavřít den“ aplikace zajistí nad fakturami na daného řidiče několik procesů:
- Ke skutečně uhrazeným fakturám se v ES POHODA provede vygenerování „Likvidace“ bez vazby.
- K fakturám předaným se v ES POHODA k dokladu zadá příznak „Předaná“.
- Ke všem fakturám, jež prošly uzávěrkou, se zapíše „Datum závozu“ a „Zavezl“. Tím pádem se vynuluje pole „Řidič“. Pokud bylo v ES POHODA u faktury „Datum závozu“ již vyplněno, nepřepíše se.
Dále se po uzavření dne pro řidiče na A4 tiskárně vytiskne jeden sumarizační report, jež obsahuje:
- Soupisku faktur na „Hotově“ s příznakem uhrazeny včetně částek
- Soupiska faktur na „Příkazem“ nebo jinak s příznakem předány včetně částek.
- Soupiska nákladů včetně částek.
- Celková suma hotovosti, kterou má řidič konkrétní den odevzdat (uhrazené faktury – náklady).
- Soupiska faktur na „Hotově“ s příznakem neuhrazeny včetně částek.
- Datum a čas příchodu zaměstnance
Sumarizační report se automaticky uloží i v .TXT formě do přednastaveného adresáře.
Implementováno ve spolupráci se společností ITFuture s.r.o.
Řešení dostupné pouze pro Informačním systém:
Další návrh/tip pro vás:
Máte zájem řešení ještě více automatizovat přesně podle vašich potřeb?
Na míru vám řešení modifikujeme tak, aby se maximálním způsobem zautomatizovaly procesy související s generováním balíků, které jsou typické pro vaši společnost.
Nabízíme vám např. možnost výběru typu dopravce a způsobu dopravy na základě informací, které máte již ve vašem e-shopu, generování balíkové soupisky po zkontrolování objednávky skladníkem a mnoho dalšího.
V případě vašeho zájmu nás neváhejte kontaktovat.
