E-shopová objednávka v ES POHODA 

Nejen pro Vás, kteří provozujete svůj vlastní e-shop, pracujete s ES POHODA a chtěli byste optimalizovat procesy práce s objednávkou již od jejího vytvoření zákazníkem na e-shopu až po samotnou expedici a fakturaci zboží, jsme doplnili tyto informace, abychom Vám přiblížili naše nadstavbová řešení, pomocí kterých toho můžete velice jednoduše dosáhnout.

Pokud Vás začíná limitovat Vaše aktuální prostřední, se kterým pracujete, ale nechcete ho měnit úplně od základů, máme pro Vás řešení. Snažíme se Vám pomocí úprav ES POHODA individuálně dle Vašeho systému práce nabídnou to, co Vám aktuálně chybí a odstranit tak některé stávající překážky, které se standardně vyskytují, jako např.: 

• Nestíháte expedovat včas velké množství přijatých objednávek od zákazníků.
• Nevíte, jaké zboží ze zákaznické objednávky máte aktuálně skladem.
• Nemáte zboží z objednávky skladem, ale přesto ho chcete zákazníkovi dodat včas.
• Stane se, že zákazníkovi odešlete jiné zboží, než požadoval.
• Zdržujete se hledáním produktů při expedici.
• Trávíte mnoho času přepisování informací ze systému do jiných systémů nebo na e-shop.
• Chcete zlepšit informovanost zákazníků.
• Chcete zaměstnávat brigádníky na sezonu, ale nechcete, aby měli příliš velkou zodpovědnost.
• …a mnoho dalších. 

 

Koloběh objednávky

Pro lepší přehlednost jsme pro Vás sestavili standardní koloběh objednávky pomocí našich řešení. Navíc u každého z nich naleznete také odkaz na jeho vlastní stránku, kde se k jednotlivým bodům dozvíte více informací. Koloběh objednávky znázorňuje tento graf: 

 

Jednotlivá řešení

K tomu, abychom s objednávkou mohli začít v ES POHODA pracovat je logicky nezbytné, abychom ji tam nejdříve zaevidovali z e-shopu, jakmile ji zákazník vytvoří. 

To může zprostředkovat náš můstek, který umožňuje automaticky provádět přenos informací pomocí XLM souborů z Vašeho stávajícího e-shopu do Pohody. Tak jednoduše a automaticky vytvoříte nový záznam v agendě Přijaté objednávky se všemi potřebnými náležitostmi a s vazbou na Adresář a s vazbou položek na skladové karty. 

Více informací o našem můstku mezi Pohodou a e-shopem naleznete zde:

Jakmile máte objednávku zaevidovanou v Pohodě, můžete současně s tím odeslat koncovému zákazníkovi e-mailovou nebo SMS notifikaci a průběžně ho tak informovat o přijetí objednávky a jejím aktuálním stavu. To vše lze provádět automatizovaně přímo z ES POHODA dle předem definovaných šablon. Ty jsou uživatelsky spravovatelné také přímo v Pohodě. Tím, že je možné odesílat notifikace z libovolných agend, můžete zákazníka informovat o aktuálním stavu jeho objednávky.  

Více informací o řešení Notifikace naleznete zde:

Objednávky se tedy postupně zaznamenávají v Pohodě. Následně je možné pomocí nástroje „Objednávky skladem“ označit všechny Přijaté objednávky, které jsou skladově expedovatelné dle aktuálního stavu zásob a dle data přijetí příznakem „K expedici“. Pokud je u takovýchto objednávek nastavena forma úhrady „dobírkou“ je tedy ihned možné s nimi dále pracovat a chystat je fyzicky k expedici. 

Více informací o nástroji Objednávky skladem naleznete zde:

V případě, že je u Přijaté objednávky nastavena forma úhrady „převodem“, je možné pomocí našeho dalšího nástroje pro tyto objednávky automaticky generovat Vydané zálohové faktury na zákazníka. Zálohová faktura přebírá veškeré potřebné informace z Přijaté objednávky. Po jejím vygenerování je navíc možné ji automaticky vytisknout do formátu PDF a následně odeslat na uvedený e-mail koncového zákazníka.

Jakmile zákazník zaslanou fakturu uhradí, zálohová faktura se po načtení výpisu z banky zlikviduje. Po její úplné likvidaci se navíc na navázanou Přijatou objednávku propíše nový příznak „Zaplaceno“, který tak opět slouží ke zpřehlednění evidence, se kterými objednávkami je možné dále pracovat.

Kromě toho můžete přímo z agendy Vydané zálohové faktury odeslat zákazníkovi další notifikační e-mail nebo SMS, že jste přijali jeho platbu a objednávka byla postoupena k expedici. 

Více informací o nástroji Generátor Vydaných zálohových faktur naleznete zde:

Pokud nemáte Přijatou objednávku označenou „K expedici“, jelikož některou z položek neevidujete skladem, je možné pomocí dalšího nadstavbového řešení automaticky generovat i Vydané objednávky na dodavatele právě pro chybějící produkty. Na takovéto Vydané objednávce se u jednotlivých položek eviduje číslo Přijaté objednávky – pro zpětné dohledání.

Pokud navíc evidujete pro jednotlivé produkty více dodavatelů na skladové kartě, tento nástroj je může jednou za den automaticky projít a nastavit výchozího dodavatele po porovnání jejich aktuálních ceníků.

Při příjmu zboží se také k jednotlivým položkám Příjemky propíše informace, k jaké Přijaté objednávce je zboží objednáno. Ihned tak je patrné, které zboží je objednáno jako skladová zásoba a které se má připravit k expedici.

Více informací o nástroji Objednávkování naleznete zde:

Po naskladnění nového zboží se opět spustí nástroj „Objednávky skladem“ a nově označí další Přijaté objednávky „K expedici“. 

K usnadnění fyzického nachystání zboží je vyvinutý nástroj „Expedice“, který sdružuje položky objednávky dle podobnosti do soupisů, tzv. pick up listů, které si skladník vytiskne a odchází do skladu pro zboží. Pick up listy sdružují položky na základě předem definovaných podmínek tak, aby to bylo pro skladníka co nejjednodušší. Jakmile má nachystáno veškeré zboží ze soupisu, vrátí se s ním k balícímu pultu.

K samotné expedici je využíván PC se čtečkou čárových kódů. Skladník tedy naskenuje číslo konkrétní Přijaté objednávky a zobrazí se mu seznam položek, jejichž čárové kódy následně skenuje a u toho dává zboží do krabice. Používá čtečku čárových kódů, takže tak zároveň provádí i kontrolu zboží a je upozorněn, když naskenuje špatný produkt, nebo nenaskenuje vše z objednávky.

Po načtení všech položek objednávky se v ES POHODA automaticky označí objednávka jako vyřízená, vygeneruje se faktura, ta se fyzicky vytiskne (může i do PDF), zároveň s ní se automaticky vytiskne štítek pro dopravce.  

Více informací o nástroji Expedice naleznete zde:

Kromě toho, že se uživateli automaticky vytiskne štítek pro dopravce, jednotlivé údaje o zásilkách se také průběžně ukládají v Pohodě do nově přidané agendy Doprava. Odtud jsou na konci dne datově odeslány k dopravci přímo z prostředí Pohody. Odpadá tak opět složité kopírování údajů do rozhraní dopravců, a tím pádem i chyby s tím spojené.

Zároveň je v Pohodě evidována veškerá historie zásilek i s návazností na doklady, ze kterých je doprava objednaná, nebo například i s proklikem na Track and trace sledovací informace konkrétního balíku. Jde tedy i o přínos pro celkovou evidenci a přehlednost.

Navíc může společně s odesíláním dat dopravcům na server docházet také k automatickému odesílání dalších e-mailových či SMS notifikací o doručování zásilky, včetně přiložení údajů o výši dobírky, čísle balíku, atd. Může se také přiložit konečná faktura, vytištěná do .PDF souboru.

Více informací o nástroji Doprava naleznete zde:

Pokud by zákazník zvolil na e-shopu možnost osobního odběru místo dodání dopravcem na adresu, je možné pro usnadnění evidence využít naše další řešení pro „Osobní odběry“. 

Princip je stejný jako v předchozím koloběhu až po samotnou expedici, jelikož zboží Vám prozatím stačí vydat pouze skladově vytvořením Výdejky. Tu lze vytisknout i s uvedeným čárovým kódem čísla tohoto dokladu. Řešení poté umožňuje na prodejně, kde si zboží zákazník vyzvedne, spárovat pomocí čtečky čárových kódů tuto výdejku s konkrétní pozicí v regálu, kde bude zboží uskladněno do té doby, než se tomu tak stane.

Jakmile zákazník přijde a nadiktuje číslo své objednávky (nebo je možné ho načíst čtečkou, pokud je obj. vytištěná), lze pomocí něj vyhledávat ve výdejkách tu správnou. Na ní je pak uvedená spárovaná skladová pozice. Ihned je tak patrné, kde vychystanou objednávku hledat a které zboží vydat jako to správné. Zákazník tedy obdrží správnou objednávku s minimální časovou prodlevou. 

*Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.

Řešení dostupné pouze pro Informačním systém: