Objednávkování a Expedice

Agenda Příjaté objednávky

Formulář je rozšířen o volitelné parametry, přičemž některé pomocí naprogramovaných skriptů automaticky mění své stavy a usnadňují tak například rozlišení objednávek, které se dostaly do stavu „Meškanka“, jsou ve stavu „K expedici“ a podobně. Také je zde možné například sledovat, jakou dopravou bude zboží zasíláno při generování a tisku balíkových štítků.

Položky přijaté objednávky jsou rozšířeny o volitelné parametry sloužící k zobrazení podrobnějších informací – dodavatel zásoby, datum uzavření (generování Vydané objednávky), datum přijetí chybějícího zboží vč. čísla příjemky, číslo Výdejky / Faktury.

Jedním z nejzásadnějších údajů u položky je Množství, které je vůči objednávce Skladem a jež bude potřeba u dodavatele Objednat, tato množství se automaticky rozpočítávají při provedení Rezervace objednávky. V automatizovaném režimu je zpravidla ponechán nějaký čas na to, aby bylo možné objednávku ještě upravit, ale pokud na ní není několik minut provedena změna, pak automatický skript provede rezervaci, přičemž zároveň dochází k rozpočtu Množství na Skladem a Objednat u dodavatele. Rozpočet množství na Skladem a Objednat je prováděno chronologicky od nejstarší objednávky po nejmladší a mladší objednávky při rozdělení již počítají s rezervací předchozích.
*Skript může při výpočtu zohledňovat i ostatní sklady, například sklad prodejny.

U položek, které bude potřeba doobjednat je automaticky nastaven výchozí dodavatel, je ale možné jej pro konkrétní položku změnit pomocí Ext. nástroje „Změna dodavatele vybraných OBJ“. Tento nástroj usnadní změnu a rozhodování, kde objednat. Může například zobrazovat aktuální cenu a dostupnost u dodavatele, jež se do Pohody pravidelně importuje z feedu.

Jakmile je u přijatých objednávek správně nastaveno, kde se bude chybějící zboží doobjednávat, pak je možné takovou objednávku přepnout do stavu „Uzavřeno“, přičemž při přepnutí do tohoto stavu dojde k automatickému vygenerování Vydaných objednávek dle dodavatelů. K uzavření Přijatých objednávek a vygenerování Vydaných je možné také použít Externí nástroj, jež hromadně uzavře všechny vybrané objednávky.

Výsledkem jsou Vydané objednávky, do kterých postupně přibývají položky z Přijatých obj.

Do vydané objednávky na určitého dodavatele se položky přidávají postupně, dokud se u ní nezaškrtne „Uzavřít“. Je tedy možné mít Vydanou objednávku otevřenou i několik dní. Jakmile se Vydaná objednávka Uzavře, je při příštím generování pro tohoto dodavatele automaticky založena nová. Použití nákupní nebo přímo dodavatelské ceny položky je samozřejmé.

Na vydané objednávce se stejné položky nesdružují a je možné u nich sledovat, pro jakého konkrétního zákazníka jsou určeny, případně kdy a jakou příjemkou byly naskladněny.
Dodavateli můžete vytisknout objednávku pomocí tiskové sestavy, která stejné položky sdruží tak, aby byla pro dodavatele přehledná a jasná.

Vykrytí objednávky do Příjemky je možné provést obvyklým způsobem, přičemž v příjemce je opět u každé položky viditelné, pro jakého zákazníka je přijímané zboží určeno a na základě jaké přijaté objednávky. Už při příjmu je tedy možné rozlišovat  zboží, které bylo objednáno na sklad do zásoby nebo se má okamžitě přidat do balíku čekajícího na expedici k zákazníkovi.
Informace o příjmu zboží se propisují nejen do Vydaných objednávek, ale zejména také do Přijatých, kdy se automatický skript postará o označení objednávky jako možné k expedici, viz. příznaky na Přijatých objednávkách.
*Může být realizováno i tak, že se zároveň vytvoří automaticky spuštěná Událost informující obchodníka o změně stavu objednávky a teprve obchodník přidá objednávce status „Expedovat“

Originální popis řešení Objednávkování je ke stažení

Expedice

Je složena z uživatelské agendy Vykrývání, řešení DOPRAVA a generátoru Vydaných faktur. Expedice probíhá na základě Přijatých objednávek. Všechna tato řešení jsou zabudována přímo do ekonomického systému POHODA E1, z uživatelského hlediska se tedy nejedná o práci s externími aplikacemi.

Agenda Vykrývání

Usnadňuje vykrývání Přijatých objednávek do Vydaných faktur takovým způsobem, aby skladník v podstatě ani nemusel sahat na klávesnici a myš. Maximum operací se provádí pomocí čtečky čárových kódů, která je připojena k počítači (může být i bezdrátově). Například stisk tlačítek může provést načtením speciálních čárových kódů.

1. Skladník si může z agendy Přijaté objednávky vytisknout soupisku „Položky přijatých objednávek“, jež mu zobrazí vybrané objednávky včetně položek – číslo objednávky je vyjádřeno čárovým kódem. Na konci sestavy je sesumovaný souhrnný soupis položek, které je potřeba donést ze skladu, aby mohl vybrané objednávky vykrýt.
2. V agendě Vykrývání si následně pomocí čárového kódu s číslem Přijaté objednávky snadno dohledá a načte objednávku, kterou bude vykrývat.
3. Čtečkou čárových kódů vykrývá jednotlivé zboží, které se postupně odečítá, pokud načte položku, jež do faktury nepatří, je na to okamžitě upozorněn a položka se nepřenese. Je tedy zajištěna nemožnost záměny zboží.

Položky, které jsou textové, se přenášejí automaticky a jsou tedy uvedeny v sekci „Nelze načíst“, kam se vypisují i kompletně přenesené položky včetně těch, jež mohly být přeneseny již dříve do jiné faktury.

Jakmile vykryje všechny položky nebo zvolí „Ukončit částečně“, tak dojde k zobrazení tlačítek:

„Pokračovat další objednávkou“ – zajistí možnost načtení další objednávky, která se bude s aktuální spojovat do společné faktury.

„Hotovo, uzavření a tisk“ – zajistí vygenerování Faktury a balíkové soupisky. Následně dochází k okamžitému tisku Faktury a balíkových štítků.
Tento proces je proveden během několika vteřin.

Namísto automatického generování Faktury lze také nastavit generování Výdejky. Vše záleží na Vašich požadavcích a Vašich konkrétních procesech.

Pro zvýšení pohodlí práce a další zjednodušení kontroly lze volitelně nastavit také zvuková znamení, která oznamují například úspěšné nebo neúspěšné načtení čárového kódu apod. Zvuková znamení si může uživatel navolit dle svého uvážení.

Proces vykrývání objednávek je možné ještě dále optimalizovat. Konkrétně díky roztřídění velkého množství objednávek do skupinek na základě podobností. Například podle:

–        skladových umístění zásob, aby byl optimalizován pohyb skladníka po skladu

–        velikosti zboží

–        způsobu dopravy a platby

Způsob třídění objednávek do skupinek je možné nastavit libovolnými způsoby – hlavně tak, aby to bylo efektivní ve Vašem provozu.

Těmto skupinkám, ve kterých je vždy předem definovaný počet objednávek – například osm – říkáme Pickup listy.
Jeden Pickup list pak sdružuje položky z osmi podobných objednávek.

Skladník pak může jít s touto hromadnou soupiskou položek do skladu a sbírat zboží do košíku. Tím, že byly do Pickup listu vybrány objednávky obsahující zboží z podobného umístění, stává se pohyb po skladu a výběr zboží efektivnějším.

Dále postupuje skladník při balení zboží do balíků stejným způsobem jako u vykrývání běžné objednávky, viz výše. 

Generování Vydaných faktur

Při generování Vydaných faktur, které bylo popsáno výše, jsou zohledňovány například tyto aspekty:

• Cizí měny
• Registrace DPH v EU
• Zvolený typ dopravy
• Odečet zálohové faktury
• Samozřejmostí je Středisko, Činnost, Zakázka a další běžné údaje

Tento popis funkčnosti je částečně přebrán z jednoho realizovaného projektu, aby byly nastíněny principy a možnosti řešení. Předpokladem však je, že určité části projektu se vždy řeší podle požadavků konkrétních zákazníků tak, aby se dosáhlo co největší optimalizace procesů.